Ersatzteile im Griff — so vermeiden Sie Stillstand in der Werkstatt

Das 3,50-€-Teil, das eine Woche Stillstand verursacht

Mert hat den Dreame L10 Pro auf der Werkbank. Diagnose: Seitenbürsten-Motor links defekt. Reparatur dauert 15 Minuten. Aber der Motor ist nicht auf Lager. Nachbestellen — 3 Tage Lieferzeit. Das Gerät liegt auf der Werkbank und blockiert einen Platz. Der Kunde wartet. Mert dreht Daumen.

Ein Ersatzteil für 3,50 € hat gerade eine Woche Durchlaufzeit verursacht. Der Kunde ist frustriert, unsere Google-Bewertung leidet, und Mert konnte den Platz nicht für die nächste Reparatur nutzen.

Dieses Szenario hat sich bei Roboter-Deals in den Anfangsjahren x-mal wiederholt. Bis wir verstanden haben: Das Lager ist nicht Nebensache — es ist das Rückgrat der Werkstatt.

100.000 Ersatzteile: Wie wir dahin gekommen sind

Heute haben wir in unserer Werkstatt in Viernheim über 100.000 Ersatzteile auf Lager. Von Saugmotoren über Platinen, Akkus, LDS-Sensoren, Gehäuseteile, Bumper, Absturzsensoren bis hin zu Seitenbürsten, Hauptbürsten, Filtern und Wischtüchern — für Roborock, Dreame, Ecovacs, Vorwerk, iRobot, Xiaomi, Neato, ZACO und alle anderen Marken, die wir reparieren.

Aber 100.000 Teile manuell zu verwalten? Unmöglich. In den Anfangsjahren hatten wir keine Lagerverwaltung. Teile lagen in Kisten, manchmal beschriftet, manchmal nicht. Wenn Mert ein Teil brauchte, ging er ins Lager und suchte. Mal fand er es, mal nicht. Und wenn er es nicht fand, wusste niemand: Ist es wirklich leer, oder hat es nur jemand woanders hingelegt?

Die vier teuren Probleme ohne Lagersystem

• Problem 1: Unbekannter Bestand. Wie viele Saugmotoren für den Roborock S8 haben wir noch? Keine Ahnung. Jemand müsste nachzählen. Das passiert natürlich nie. Also bestellen wir entweder zu viel (Geld gebunden) oder zu wenig (Stillstand).
• Problem 2: Keine Nachbestellwarnungen. Der letzte HEPA-Filter für den Ecovacs X2 wird heute verbaut. Wann merkt es jemand? Erst wenn der nächste Ecovacs X2 auf der Werkbank liegt und der Techniker mit leeren Händen dasteht. Dann ist es zu spät.
• Problem 3: Kein Verbrauchstracking. Welche Teile werden am häufigsten gebraucht? Für welche Modelle? In welchen Monaten? Ohne diese Daten planen Sie Ihren Einkauf nach Bauchgefühl statt nach Zahlen.
• Problem 4: Keine Kostenerfassung. Was kosten die Ersatzteile für eine durchschnittliche Reparatur? Stimmt Ihre Preiskalkulation noch? Wenn Sie nicht wissen, was der Einkaufspreis für jeden verbauten Teil ist, können Sie Ihre Marge nicht berechnen.

Die Lösung: Barcode, Scan, fertig

Manuel Kloiber hat die Ersatzteilverwaltung in Fixano so gebaut, wie er sich das nach Jahren Werkstattbetrieb gewünscht hätte: So einfach, dass es niemand vergisst.

Das Grundprinzip: Jedes Ersatzteil hat einen Eintrag im System mit Name, Kategorie, Hersteller, EAN/Barcode, Einkaufspreis, Verkaufspreis, Schüttenplatz (wo es im Lager liegt) und aktuellem Bestand. Teile werden per Barcode-Scan ein- und ausgebucht — das dauert 2 Sekunden.

Automatischer Verbrauch bei Reparaturen

Das wichtigste Feature: Wenn Mert während einer Reparatur ein Teil aus dem Lager nimmt, scannt er den Barcode oder wählt es in der Pickliste aus. Der Bestand wird automatisch um 1 reduziert und dem Reparaturauftrag zugeordnet. Das heißt:

• Der Lagerbestand ist immer aktuell — nicht erst nach der wöchentlichen Inventur
• Für jeden Auftrag ist dokumentiert, welche Teile verbaut wurden
• Die Materialkosten pro Reparatur werden automatisch berechnet
• Die Marge pro Auftrag ist sofort sichtbar (VK der Teile vs. EK)

Mindestbestand und Nachbestellvorschläge

Für jedes Teil definieren Sie einen Mindestbestand. Sobald dieser unterschritten wird, zeigt Fixano eine Warnung — mit konkreten Nachbestellvorschlägen. Bei Roboter-Deals haben wir z.B.:

• Saugmotoren (alle Modelle): Mindestbestand 5 — weil wir davon täglich 2–3 verbauen
• HEPA-Filter: Mindestbestand 10 — schnelldrehend, billig, immer auf Vorrat
• Platinen: Mindestbestand 2 — teuer, werden seltener gebraucht, aber dafür länger in der Lieferung
• Akkus: Mindestbestand 4 — mittlerer Verbrauch, wichtig für schnelle Durchlaufzeiten

Seit wir Mindestbestände konsequent pflegen, ist uns kein einziges Teil mehr unerwartet ausgegangen. Das allein hat unsere Durchlaufzeit um 30% reduziert.

Lieferantenverwaltung und Bestellwesen

In Fixano können Sie Lieferanten hinterlegen und jedem Teil einen oder mehrere Lieferanten zuordnen. Das System zeigt beim Nachbestellvorschlag automatisch den günstigsten Lieferanten. Bestellungen (Purchase Orders) werden direkt aus dem System erstellt und getrackt.

Praxisbeispiel: Warum der Schüttenplatz alles verändert

Ein Detail, das banal klingt, aber enormen Impact hat: der Schüttenplatz. Jedes Teil in unserem Lager hat eine Adresse, z.B. B3-12 (Regal B, Reihe 3, Platz 12). Wenn Mert bei der Diagnose eines Roborock S8 Pro einen Saugmotor braucht, sieht er in Fixano sofort: „Saugmotor S8 Pro, 12 auf Lager, Schütte B3-12.“

Er geht gezielt zu B3-12, nimmt den Motor, scannt den Barcode, und ist in 30 Sekunden wieder an der Werkbank. Früher: 5 Minuten suchen, weil Teile in unsortierten Kisten lagen. Bei 20 Teile-Entnahmen am Tag sind das 90 gesparte Minuten — eineinhalb Stunden, die Mert jetzt für Reparaturen nutzt.

Häufige Fehler bei der Ersatzteilhaltung

• „Wir bestellen wenn es leer ist“: Dann ist es zu spät. Bestellvorlauf einplanen und Mindestbestände definieren. Lieber 3 Motoren zu viel als einen zu wenig.
• Kein Barcode-System: Manuelle Buchungen („ichschreib das später auf“) werden vergessen. Der Barcode-Scan dauert 2 Sekunden und ist verbindlich.
• EK-Preise nicht gepflegt: Ohne Einkaufspreise können Sie keine Marge berechnen. Jeder neue Wareneingang sollte mit EK-Preis gebucht werden.
• Kein Verbrauchstracking: Wenn Sie nicht wissen, dass Sie im März 40% mehr Saugmotoren brauchen als im Juli, bestellen Sie falsch.

FAQ: Ersatzteilverwaltung

Die Ergebnisse aus unserer Werkstatt

Fazit: Das Lager entscheidet über Ihre Geschwindigkeit

Bei über 5.000 Reparaturen pro Jahr und 100.000 Teilen auf Lager wäre Roboter-Deals ohne digitale Lagerverwaltung nicht möglich. Nicht weil es technisch komplex wäre — sondern weil die Mengen manuell einfach nicht mehr beherrschbar sind.

Das Beste daran: Sie müssen nicht mit 100.000 Teilen starten. Fixano funktioniert genauso gut mit 200 oder 2.000 Teilen. Wichtig ist, dass Sie überhaupt anfangen, Ihren Bestand zu tracken. Manuel Kloiber hat das Lagersystem so gebaut, dass es mit der Werkstatt wächst — genau wie es bei uns gewachsen ist.

Unser Tipp: Fangen Sie mit den 20 Teilen an, die Sie am häufigsten verbauen. Definieren Sie Mindestbestände. Nutzen Sie Barcode-Scanner. Nach einer Woche wollen Sie nicht mehr zurück.

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