Warum „beschäftigt aussehen“ nicht dasselbe ist wie „produktiv sein“
In unserer Werkstatt in Viernheim hatten wir lange das Gefühl: Alle sind voll ausgelastet. Mert repariert, Tom repariert, Sarah repariert. Die Werkbank ist voll. Aber als Manuel Kloiber die Zahlen zum ersten Mal auswertete, zeigte sich ein anderes Bild: Mert schaffte 8 Reparaturen am Tag, Tom 4, Sarah 6. Gleiche Arbeitszeit, völlig unterschiedlicher Output.
War Tom faul? Nein. Er bekam komplexere Fälle zugewiesen (Platinenarbeiten brauchen länger als Akkutausch). Außerdem wurde er häufig unterbrochen, weil er als Einziger die DHL-Labels druckte. Ohne Daten hätten wir Tom zu Unrecht als „langsam“ eingestuft — und das eigentliche Problem (ineffiziente Aufgabenverteilung) nie erkannt.
Das Auslastungs-Dashboard: Live-Überblick über Ihr Team
Das Fixano Auslastungs-Dashboard aktualisiert sich alle 60 Sekunden und zeigt für jeden Techniker die wichtigsten Kennzahlen:
Die Farbcodes: Grün, Orange, Rot
- Grün (40–69%): Gesunde Auslastung. Der Techniker hat Kapazität für Sonderaufträge oder Störungen.
- Orange (70–89%): Hohe Auslastung. Funktioniert kurzfristig, aber keine Puffer für Unvorhergesehenes.
- Rot (90–100%): Überlastet. Qualität sinkt, Fehlerquote steigt, Burnout-Risiko.
- Grau (<40%): Unterausgelastet. Kapazität nicht genutzt, Lohnkosten ohne Gegenwert.
Lohnkosten pro Reparatur: Die versteckte Kennzahl
Die meisten Werkstätten wissen, was ein Ersatzteil kostet. Aber was kostet der Techniker, der es einbaut? Fixano berechnet das automatisch: Stundensatz × erfasste Arbeitszeit = Lohnkosten pro Reparatur.
Bei Roboter-Deals haben wir festgestellt, dass Merts Lohnkosten pro Reparatur bei 8,20 € liegen (22,50 €/h × Ø 22 Min.). Tom liegt bei 11,40 € (24 €/h × Ø 28,5 Min.) — er braucht länger, weil er komplexere Fälle bearbeitet. Das ist nicht schlecht — aber es muss in der Preiskalkulation berücksichtigt sein.
Werkstattweit liegen unsere Lohnkosten bei Ø 9,45 € pro Reparatur. Bei einem durchschnittlichen Auftragswert von 94 € und Materialkosten von 14,80 € ergibt das eine Marge von über 70%. Ohne diese Berechnung hätten wir das nie gewusst — und hätten unsere Preise nicht sinnvoll gestalten können.
Soll-Kapazität: Wie viel kann Ihre Werkstatt leisten?
Fixano berechnet die Soll-Kapazität automatisch aus der Zeitplanung: Techniker-Anzahl × geplante Arbeitstage × Stunden pro Tag. Bei Roboter-Deals:
- 3 Techniker × 5 Tage × 8 Stunden = 120 Stunden/Woche
- Monatskapazität: ~520 Stunden
- Bei Ø 24 Min/Reparatur: ~1.300 mögliche Reparaturen/Monat
Abgezogen werden Urlaub, Krankheit und Pausen. Die tatsächliche Ist-Auslastung im Verhältnis zur Soll-Kapazität ergibt den Auslastungsgrad.
Praxisbeispiel: Tom entlasten, Output steigern
Das Auslastungs-Dashboard zeigte: Tom lag konstant bei 88–92% Auslastung (orange/rot). Mert bei 65–72% (grün). Die Lösung war nicht „Tom muss schneller arbeiten“ — sondern:
- DHL-Labels drucken: Von Tom an den Kundenservice übergeben (–30 Min./Tag)
- Einfache Akkutausch-Aufträge: Von Tom an Sarah umverteilen
- Tom bekommt nur noch Platinen- und Lötarbeiten — seine Stärke
Ergebnis nach 2 Wochen: Toms Auslastung sank auf 75% (gesunder Bereich), seine Reparatur-Qualität stieg (weniger Fehler unter Druck), und der Gesamt-Output der Werkstatt stieg um 12% — weil jeder das tat, was er am besten konnte.
FAQ: Auslastung & Controlling
Wie genau wird die Auslastung berechnet?
Ist-Arbeitszeit (erfasst per Timer) geteilt durch Soll-Arbeitszeit (aus Arbeitszeitprofil abzüglich Urlaub/Krankheit). Ein Techniker mit 32 Stunden erfasster Arbeit bei 40 Stunden Soll liegt bei 80%.
Sehen die Techniker ihre eigene Auslastung?
Techniker sehen ihre eigenen Zahlen. Den Vergleich mit Kollegen und Lohnkosten sehen nur Administratoren und Werkstattleiter.
Was bedeutet das „€?“-Badge?
Es warnt, wenn bei einem Techniker die Lohnkosten nicht hinterlegt sind. Ohne Stundensatz kann Fixano keine Kosten pro Reparatur berechnen. Lösung: Lohnkosten im Techniker-Profil eintragen.
Wie oft wird das Dashboard aktualisiert?
Alle 60 Sekunden automatisch. Sie sehen immer den aktuellen Stand.
Ergebnisse
Fazit: Messen, verstehen, handeln
Das Auslastungs-Dashboard ist Manuel Kloibers liebstes Feature in Fixano. Nicht weil es hübsch aussieht — sondern weil es ihm jeden Tag zeigt, ob seine Werkstatt gesund läuft oder ob sich Probleme anbahnen. Bei über 5.000 Reparaturen pro Jahr kann man sich auf Bauchgefühl nicht verlassen. Man braucht Daten.
Und Daten sind nur nützlich, wenn sie zu Handlungen führen. Das Dashboard zeigt nicht nur Zahlen — es zeigt, wo Sie optimieren können: Aufgaben umverteilen, Preise anpassen, Kapazität planen, Engpässe früh erkennen.
Weiterführende Artikel: Die wichtigsten Kennzahlen • Team und Kompetenzen verwalten • Schichtplanung ohne Chaos
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