Die wichtigsten Kennzahlen für Ihre Werkstatt — in Echtzeit

„Lief ganz gut diesen Monat“ — aber was heißt das?

Manuel Kloiber erinnert sich an einen Moment vor 3 Jahren, der alles verändert hat. Ende des Monats, Freitagabend. Sein Gefühl sagte: „Guter Monat.“ Die Werkstatt in Viernheim war voll, Mert und das Team hatten viel zu tun. Aber als Manuel sich hinsetzte und die Zahlen zusammenrechnete, stellte er fest: Der Umsatz war zwar gestiegen — aber die Materialkosten waren überproportional mitgewachsen. Die Marge pro Reparatur war von 62% auf 48% gefallen. „Guter Monat“ war in Wahrheit ein schlechter Monat, verkleidet als guter.

Ohne Zahlen fliegen Sie blind. Sie raten statt zu steuern. Und wenn Sie merken, dass etwas schiefgelaufen ist, ist der Monat vorbei.

Die 5 Zahlen, die jede Werkstatt kennen muss

Aus über 10 Jahren Werkstattbetrieb und über 5.000 Reparaturen pro Jahr hat Manuel fünf Kennzahlen identifiziert, die den Unterschied zwischen Raten und Steuern machen:

1. Durchlaufzeit: Wie lange dauert eine Reparatur wirklich?

Nicht die reine Arbeitszeit (die misst der Timer). Sondern die Zeit von Auftragseingang bis Versand. Bei Roboter-Deals liegt sie aktuell bei durchschnittlich 3,2 Tagen. Vor Fixano waren es über 7 Tage — weil Geräte auf KVA-Bestätigung warteten, Teile fehlten oder Aufträge in der Warteschleife versackten.

Die Durchlaufzeit ist die wichtigste Zahl für die Kundenzufriedenheit. Kunden akzeptieren einen höheren Preis, wenn das Gerät schnell zurück ist. Aber sie akzeptieren keinen niedrigen Preis, wenn es 3 Wochen dauert.

2. Durchsatz: Wie viele Reparaturen schaffen wir pro Tag?

Der Durchsatz zeigt, wie produktiv Ihre Werkstatt ist. Bei Roboter-Deals liegen wir bei Ø 18 Reparaturen pro Tag (bei 3 Technikern). Fixano berechnet das automatisch als Tagesdurchschnitt plus 30-Tage-Total.

Warum das wichtig ist: Wenn der Durchsatz sinkt, ohne dass weniger Aufträge reinkommen, staut sich die Werkstatt auf. Wenn er steigt, können Sie mehr Aufträge annehmen — oder die Preise anpassen.

3. Materialkosten pro Reparatur: Was geben Sie für Teile aus?

Fixano berechnet automatisch die Materialkosten (EK) für jede Reparatur. In der Statistik sehen Sie den Durchschnitt über alle Reparaturen. Bei Roboter-Deals liegt er aktuell bei Ø 14,80 € pro Reparatur.

Diese Zahl hat uns geholfen, unsere Einkaufspreise zu optimieren: Wir haben festgestellt, dass wir für bestimmte Saugmotoren zu viel bezahlen. Ein Lieferantenwechsel hat die Materialkosten um 12% gesenkt — bei gleichbleibender Qualität.

4. Umsatz pro Reparatur: Was verdienen Sie im Schnitt?

Der durchschnittliche Auftragswert zeigt, ob Ihre Preiskalkulation stimmt. Bei Roboter-Deals liegt er bei Ø 94 € pro Reparatur (inkl. Check-Up-Gebühr und Upselling). Fixano zeigt den Trend: Steigt der Durchschnitt (gut — Upselling funktioniert) oder fällt er (schlecht — zu viele Billig-Reparaturen)?

5. Erwartete Fertigstellung: Wann sind alle offenen Aufträge durch?

Fixano berechnet aus dem aktuellen Backlog (offene Aufträge) und dem Durchsatz (Reparaturen/Tag), wie viele Tage es dauert, bis alle offenen Aufträge abgearbeitet sind. Bei über 14 Tagen wird die Zahl rot — dann müssen Sie handeln: mehr Techniker, längere Schichten oder Annahme drosseln.

Das Dashboard: Alles auf einen Blick

Der 14-Tage-Trend: Frühwarnsystem für Engpässe

Das Balkendiagramm zeigt Eingänge (grau) vs. Abschlüsse (grün) der letzten 14 Tage. Wenn die grauen Balken konstant höher sind als die grünen, staut sich die Werkstatt auf — Sie nehmen mehr an als Sie schaffen. Bei Roboter-Deals überwachen wir das täglich: Sind die grünen Balken über den grauen, läuft alles. Sind sie darunter, müssen wir handeln.

Praxisbeispiel: Wie eine Kennzahl unsere Preise geändert hat

Im Frühjahr 2025 fiel Manuel auf: Die durchschnittlichen Materialkosten pro Reparatur waren von 12,50 € auf 18,30 € gestiegen. 46% mehr. Warum? Die Statistik zeigte: Wir reparieren immer mehr Dreame-Modelle mit teuren LDS-Sensoren (34 € EK). Die Roborock-Anteil (günstigere Teile) war rücklaufig.

Konsequenz: Wir haben die KVA-Preise für LDS-Reparaturen um 15 € angehoben — und die Annahmequote blieb gleich. Ohne die Statistik hätten wir monatelang Reparaturen unter Wert gemacht.

Häufige Fehler beim Werkstatt-Controlling

• „Ich hab kein Gefühl, dass wir Zahlen brauchen“: Das Gefühl ist das Problem. Zahlen zeigen, was das Gefühl übersieht.
• Nur Umsatz betrachten: Umsatz ohne Kosten ist bedeutungslos. Die Marge pro Reparatur ist die entscheidende Zahl.
• Zahlen nicht regelmäßig ansehen: Ein Dashboard bringt nichts, wenn Sie es einmal im Quartal öffnen. Bei Roboter-Deals schauen wir täglich rein.
• Keine Trends verfolgen: Eine Zahl allein sagt wenig. Der Trend über Wochen und Monate zeigt die Richtung.

FAQ: Werkstatt-Statistik

Ergebnisse

Fazit: Was man nicht misst, kann man nicht verbessern

Bei Roboter-Deals ist das Dashboard das Erste, was Manuel morgens öffnet und das Letzte, was er abends prüft. Nicht weil er Zahlen liebt — sondern weil die Zahlen ihm sagen, ob sein Team gut arbeiten kann oder ob irgendwo ein Problem wächst.

Die Statistik in Fixano erzeugt keinen Mehraufwand. Sie zapft die Daten ab, die sowieso bei jeder Reparatur anfallen: Zeiten, Teile, Preise, Statusänderungen. Daraus entstehen die 5 Kennzahlen, die den Unterschied machen zwischen „lief ganz gut“ und „wir wissen genau, was gut lief und was nicht“.

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