Schichtplanung und Urlaub — ohne Excel-Kalender

Montagmorgen, 8:05 Uhr: Wo ist Mert?

Es ist Montag in unserer Werkstatt in Viernheim. 8 Pakete sind über das Wochenende angekommen, 5 Geräte warten auf die Werkbank. Aber Mert ist nicht da. Hatte er nicht Urlaub erst nächste Woche beantragt? Oder war das diese Woche? Der Urlaubszettel liegt irgendwo auf dem Schreibtisch von Manuel — oder im Papierkorb, weil er für „erledigt“ gehalten wurde.

Tom und Sarah sind da, aber keiner weiß: Arbeitet Mert heute oder nicht? Soll Tom die komplexen Fälle übernehmen, die normalerweise Mert macht? Nach 15 Minuten Telefoniererei ist klar: Ja, Mert hat diese Woche Urlaub. Genehmigt per WhatsApp-Nachricht vor 3 Wochen. Die Nachricht ist längst in der Chat-Flut untergegangen.

Dieses Chaos — Urlaubszettel, WhatsApp-Krankmeldungen, Excel-Schichtpläne die niemand aktualisiert — hat uns bei Roboter-Deals in den Anfangsjahren regelmäßig Zeit und Nerven gekostet.

Das Problem wird größer, je mehr Mitarbeiter Sie haben

Mit 2 Technikern funktioniert es vielleicht noch aus dem Kopf. Ab 4–5 Mitarbeitern wird es unübersichtlich:

• Wer arbeitet an welchem Tag?
• Wer hat Vollzeit, wer Teilzeit, wer ist Werkstudent mit wechselnden Tagen?
• Wer hat wann Urlaub beantragt — und wurde er genehmigt?
• Wer ist heute krank gemeldet?
• Ist die Werkstatt am Freitag ausreichend besetzt, oder sind 3 von 5 Technikern im Urlaub?

In Excel führt das zu einem riesigen Kalender-Spreadsheet, das ständig veraltet ist, weil niemand es konsequent pflegt. Auf Papier verliert man den Überblick noch schneller.

Die Lösung: Integrierte Zeitplanung in Fixano

Manuel Kloiber hat in Fixano eine Zeitplanung eingebaut, die drei Dinge abdeckt: Schichtpläne, Urlaubsanträge und Krankmeldungen. Alles an einem Ort, für alle sichtbar.

Arbeitszeitprofile: Einmal einrichten, immer nutzen

Jeder Techniker hat in Fixano ein Arbeitszeitprofil: Vollzeit, Teilzeit, Azubi, Minijob oder Werkstudent. Plus einen individuellen Wochenplan — Montag bis Sonntag mit Uhrzeiten und Pausen.

Der Clou: Die „Normalwoche anwenden“-Funktion. Ein Klick und das Arbeitszeitprofil wird auf die aktuelle Woche kopiert. Keine manuelle Eingabe von Zeiten für jeden Tag. Sie müssen nur Änderungen eintragen (Urlaub, Krankheit, Sonderschichten).

Bei Roboter-Deals haben wir verschiedene Profile:

• Mert: Vollzeit, Mo–Fr 8:00–17:00, Sa 8:00–13:00
• Tom: Vollzeit, Mo–Fr 9:00–18:00 (versetztes Früh-/Spätschicht-Modell)
• Lisa: Teilzeit/Werkstudentin, Mo/Mi/Fr 10:00–14:00

Ein Blick auf den Wochenkalender — und jeder weiß sofort, wer wann da ist. Keine Anrufe, keine WhatsApp-Fragen, keine Überraschungen am Montagmorgen.

Urlaubsanträge: Digital beantragen, per Klick genehmigen

Techniker stellen ihren Urlaubsantrag direkt im System. Der Administrator (oder Werkstattleiter) sieht den Antrag, prüft ob die Werkstatt trotzdem ausreichend besetzt ist, und genehmigt per Klick. Der genehmigte Urlaub erscheint sofort im Wochenkalender — für alle sichtbar.

Vorteil gegenüber dem Zettel-System: Bevor der Admin genehmigt, sieht er auf einen Blick, wer sonst noch in dieser Woche Urlaub hat. Bei Roboter-Deals ist es uns einmal passiert, dass 3 von 4 Technikern gleichzeitig Urlaub hatten — weil jeder seinen Zettel einzeln abgegeben hatte und niemand den Gesamtüberblick hatte. Das passiert mit dem digitalen Kalender nicht mehr.

Krankmeldungen erfassen

Wenn sich ein Techniker krank meldet, trägt der Admin das direkt im Kalender ein. Sofort sehen alle: Tom ist heute nicht da. Die Auslastungsberechnung passt sich automatisch an. Aufträge, die Tom zugewiesen waren, können umverteilt werden.

Praxisbeispiel: Die Weihnachtswoche planen

Die Weihnachtswoche ist bei Roboter-Deals eine Herausforderung: Viele Kunden bestellen Reparaturen als „Weihnachtsgeschenk“ (Roboter reparieren lassen, damit er unterm Baum steht). Gleichzeitig wollen Techniker Urlaub. Ohne Planung: Chaos.

Mit dem Fixano-Kalender planen wir das ab Oktober:

1. Alle Techniker tragen gewünschten Weihnachtsurlaub ein
2. Manuel sieht sofort: Wenn Mert und Sarah gleichzeitig frei haben, sind wir unterbesetzt
3. Lösung: Mert nimmt 23.–26.12., Sarah nimmt 27.12.–02.01. — immer mindestens 2 Techniker da
4. Tom macht Sonderschicht am 23.12. (Overtime wird im System dokumentiert)

Ergebnis: Alle Kunden bekommen ihre Roboter rechtzeitig, kein Techniker wird überlastet, alle sind zufrieden. Ohne den Kalender hätte das mindestens 3 Meetings und 10 WhatsApp-Nachrichten gebraucht.

Häufige Fehler bei der Zeitplanung

• Urlaub per WhatsApp beantragen: Nachrichten gehen unter, nichts ist dokumentiert, der Überblick fehlt.
• Kein Gesamtkalender: Jeder beantragt Urlaub einzeln, niemand sieht Überschneidungen. Ergebnis: halbe Werkstatt gleichzeitig weg.
• Keine Normalwoche: Jede Woche von Hand eintragen statt die Standardzeiten automatisch übernehmen. Unnötiger Aufwand.
• Teilzeitkräfte nicht einplanen: Werkstudenten und Minijobber werden vergessen, weil sie nur an bestimmten Tagen da sind.

FAQ: Zeitplanung

Ergebnisse

Fazit: 5 Minuten Planung sparen 5 Stunden Chaos

Die Zeitplanung in Fixano ist kein aufwändiges Personalplanungs-Tool. Es ist ein einfacher Wochenkalender mit Schichten, Urlaub und Krankmeldungen. Aber genau das braucht eine Werkstatt — nicht mehr und nicht weniger.

Bei Roboter-Deals hat die digitale Zeitplanung dafür gesorgt, dass der Montagmorgen-Stress („Wer ist heute da? Hat jemand Mert gesehen?“) komplett verschwunden ist. Jeder weiß, wer wann arbeitet. Jeder kann vorausplanen. Und Manuel muss keine WhatsApp-Nachrichten mehr durchsuchen, um zu wissen, ob er den nächsten Urlaubsantrag genehmigen kann.

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